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비즈니스의 꽃은 프레젠테이션. 성공한 프레젠테이션은 주체와 존재를 더없이 빛나게 만든다. 멋진 프레젠터는 천부적으로 타고나는 걸까?
멋진 프레젠테이션의 주인공은 곧 스타다. 아이패드를 들고 나온 스티브 잡스는 애플과 자신의 브랜드 가치를 한 단계 높였고 평창동계올림픽 유치를 이뤄낸 과정에서 나승연 대변인은 하룻밤 사이에 대한민국 여성들의 롤모델이 됐다. 다른 사람 앞에 나서기만 하면 식은땀이 흐르고 횡설수설에 심장이 터질 것만 같은 고통에 시달리는 ‘공개석상 울렁증’을 지병으로 가진 이들에게는 부럽기만 한 그들. 그러나 직장인이라면 중간고사나 기말고사처럼 반드시 치러야만 하는 것이 공개 프레젠테이션이다. 선택하거나 피할 수 없는 비즈니스의 핵심 역량이다.
또, 프레젠테이션은 기회다. 짧게는 5~10분, 길게는 15~30분이라는 시간 동안 내가 가진 능력을 압축해 보여줄 수 있는 무대기도 하다. 평소 좀 뺀질거린다든지, 묘하게 신뢰가 가지 않는다든지, 업무적으로 갸우뚱하게 만들던 그 또는 그녀가 프로젝터 화면 앞에서 보여주는 자신감 있고 똑 부러지게 명료한 모습을 상상해보라. 사람은 드라마에 약한 법. 이미지는 반전되고 반전된 이미지는 더 큰 극적 효과를 가져온다. 성공적인 프레젠테이션은 발표자의 과거 희미했던 기억이 단박에 스마트한 이미지로 변환시켜 줄 것이다.
남들 앞에서 말하는 것 자체가 두렵기도 하지만 실패에 대한 두려움도 그에 못지않다. 어느 정도 경험이 있는 사람들도 실패에 대한 두려움이 부담감을 키우게 마련이다. 그러나 공개석상 울렁증은 타고난 유전병이 아닌, 얼마든지 후천적으로 치료와 트레이닝이 가능한 긴장감일 뿐이며 전문기관의 집중적인 교육 없이도 치료 가능한 질환이다. 또 스스로의 노력만으로도 충분히 진일보할 수 있는 일종의 통과의례다. 천부적인 프레젠터까지는 어렵더라도 내게 맡겨진 프로젝트의 가치와 미래를 다른 사람에게 설득하는 정도까지는 다다를 수 있다. 그러나 프레젠테이션의 꽃은 ‘성공’에 있다. 프레젠테이션 스타는 성공한 프레젠테이션에서 나온다. 아이패드도, 평창도 성공한 프레젠테이션이다.
생애 첫 프레젠테이션에서부터 달인의 경지까지 단계별 솔루션
1단계 시선을 맞춰라
빔을 켜놓고 인쇄한 제안서를 줄줄이 읽는 프레젠테이션이야말로 가장 초보적인 단계. 청중들을 앞에 두고 술술 말을 풀어내기란 처음부터 쉽지는 않다. 그러나 국어책 읽듯 눈을 내리깔고 읽는 프레젠테이션은 공감대를 이끌어내기 어렵다.
평창에서의 김연아가 보여준 귀여운 액션들을 돌이켜보라. 청중과 눈을 맞추고, 화면이나 자료를 보지 말고 청중을 향해 대화하듯 이야기 하려는 것이 첫 단추다. 조금은 어색하더라도 그런 자세 자체가 점수를 얻을 수 있다.
2단계 요지를 명확히 하라
기획서나 제안서를 작성하다보면 일종의 보고서로 흐르게 되는 경우가 많다. 회사마다 원하는 분위기나 스타일은 다를 수 있지만, ‘무엇을 왜 어떻게 하겠다는 것인지’ 요지를 분명히 하는 것을 어디서나의 공통분모다.
또 기승전결에 입각한 보고서 형태는 지루하게 느껴지기 쉽다. 배경은 간단히 핵심적으로 요약하고 귀납적이든 연역적이든 결론에 빠르고 명쾌하게 들어간 다음 구체적인 방법을 제시하는 방식을 취하라. 길고 자세한 자료를 원했다면 프레젠테이션이라는 형식이 아니었을 것이다.
3단계 구어체를 사용하라
사람들이 실제로 쓰는 언어가 구어체, 글에서만 쓰이는 어투가 문어체다. 프레젠테이션은 사람이 사람에게 말로 전달하는 일. 단정하게 틀에 맞춘 설명은 지루하기 쉽다. 적절한 유행어, 은어, 속어를 사용하면 순간순간 청중의 귀를 솔깃하게 하고 딱딱한 분위기를 유연하게 만들며 보다 효과적으로 설득할 수 있는 거리를 좁힐 수 있다. 분위기에 따라 도입부에서 유행어 등을 사용해 주목도를 집중시키기도 한다.
어느 유명한 프레젠터는 제안서의 디자인 모티브를 포르노사이트에서 따오기도 한다. 사람의 흥미와 집중을 가장 말초적으로 자극하는 요소가 그 안에 들어 있기 때문이다.
4단계 가운데로 나오라
설명을 할 때 연단에서 대통령 연두담화발표처럼 하는 경우가 있는데 어지간히 화려한 제안서가 아니라면 이런 방식의 프레젠테이션은 주목받기 힘들다. 일단 연단에서 나온다. 화면의 사이드를 적당히 가리는 것은 적극적인 이미지를 강하게 연출하고 준비된 자세를 보여줄 수 있다.
프린트 등을 보지 않고 무대로 나와 설명을 할 수 있으려면 내용에 대한 숙지와 사전 연습은 필수다.
5단계 맑고 명료한 톤으로 말하라
타고난 음성이 좋으면 더할 나위 없지만 누구나 그럴 수는 없다. 다만 또박또박 설명하는 연습은 해야 한다. 아이처럼 어리광 부리는 톤, 우물우물 흐지부지 끝을 맺는 버릇, 가늘고 힘 없는 목소리, 불분명한 발음의 소유자들은 고민을 좀 해야 한다.
그러나 이는 연습으로 얼마든지 극복할 수 있는 부분이다. 처음부터 남들 앞에서 연습하기는 어려울 것이고 일단 집에서 혼자서 시도해본다. 거울을 보며 녹음을 하고 자신의 목소리를 다시 들어보면 단점을 명확하게 알 수 있다. 그리고 나서 팀이나 가까운 동료의 도움을 청해 연습해보면 자신도 믿지 못할 만큼 발전한 것을 확인할 수 있다.
6단계 액션을 사용하라
가장 일반적인 프레젠테이션 상황은 빔프로젝트를 설치하고 그 옆 연단에서 마이크를 사용해서 설명하는 형식. 연단을 벗어나는 것을 포함하여 필요에 따라 화면의 특정 부분을 직접 손으로 가리킨다든가 관련한 자료를 앞에 앉은 청중에게 나눠주며 돌려보며 참조하도록 한다든가 하는 액션을 적당히 활용하라.
꼭 필요한 행위가 아니더라도 지루한 분위기를 환기시키고 순간적인 주목도를 높이는 효과가 있다. 전문적인 마케팅 프레젠테이션에서 화려하고 과감한 사운드나 플래시 기법 등을 연출하는 이유도 이와 같은 목적에서다.
7단계 15분이 가장 좋다
초보 단계에서 준수해야 할 내용 같지만 사실 경륜이 쌓여야 가능한 얘기다. 제안의 전제를 설명하고 제안하는 바와 그 이유, 진행 방식에 대한 설명을 통해 상대의 동의를 구하는 과정이 지루하지 않게 효과적으로 전달되려면 청중이 집중할 수 있어야 하는데 그 맥시멈이 15분이라는 얘기. 프레젠테이션 시트가 30장만 넘어도 15분 이내 설명이 어렵다는 것은 경험자들은 안다.
제안의 근거를 대기 위해 다양한 자료를 보여주기도 하는데 자료가 많으면 주목도는 흩어진다. 가장 효과적이고 자극적인 자료 몇 개면 충분하다. 자료를 통해 드라마틱하게 설득을 하려면 단 몇 개의 자료만으로 설명하는 것이 확실히 효과적이다.
8단계 웃고 대화하라
웃으며 자신감 있게 시작하는 것은 기본이다. 제안 내용을 충분히 숙지하고 청중에게 설명하고 있다면 본 궤도에 진입해서는 자연스러운 대화의 분위기로 이끌어 가면 좋다. 단지 일방적으로 ‘제안’하는 것이 아니라 함께 ‘논의’하는 단계로 접어드는 것이다.
이 과정에서 청중은 자연스럽게 동의를 하게 된다. “지난 번 분기 때의 사실은 현장에서 이런 일이 있었지 않았습니까?” 라는 식으로 구체적으로 청중과 교감하고 공유할 수 있는 내용으로 사례를 언급하는 것도 한 방법이다.
9단계 왕도는 없다
오로지 준비와 리허설뿐이다. 내가 제안하고 설득하려 하는 매용을 명확히 하고 그에 맞는 철저한 준비, 그리고 연습. 내용이 명확하면 자료와 근거도 명확해지고 불필요한 군더더기도 자연스레 걸러진다. 또 이 과정에서 충분히 내용이 숙지되므로 설명도 한결 매끄러워진다.
또 프레젠테이션 상황을 사전에 점검할 수 있도록 해야 한다. 돌발 상황은 언제나 존재하기 때문이다. 리허설은 아무리 많이 해도 모자란다. 청중의 규모가 클수록 리허설의 횟수도 비례해야 한다. 스타 프레젠터일수록 리허설을 많이 한다는 사실을 기억할 것.
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