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대학교 조별 과제에서부터 직장에서의 부서 업무까지 우리는 ‘팀 프로젝트’ 속에서 살아간다.
팀 프로젝트는 개인 각자가 갖고 있는 역량을 더해 좋은 결과물을 낼 때도 있지만 비효율적으로 진행되는 경우도 있다. 서로 간 의견이 좁혀지지 않아 의미 없이 시간을 보낼 때도 있고, 예상치 못한 상황이 벌어져 비용을 낭비하는 경우도 있다.
영국의 회계컨설팅기업 프라이스워터하우스쿠퍼스(PWC)는 팀 프로젝트의 실효성과 효과에 대해 의문을 갖고 전 세계 30개국에 있는 200개의 기업들의 팀 프로젝트에 관한 조사를 실시했다.
그 결과 2.5%의 기업만이 초기에 진행하고자 했던 팀 프로젝트들을 완벽하게 수행했다고 대답했다. 다른 기업들은 프로젝트가 미뤄졌거나 실패한 경험을 했다고 밝혔다. 또한 PWC에선 기업에서 매년 10억원 이상의 돈이 프로젝트 실패로 낭비되고 있다는 사실을 발표했다.
기업의 경영과 성장에 관한 전략을 짜는 ‘샤도카(Shadoka)’의 설립자 페이살 호크(Faisal Hoque)는 팀 프로젝트 실패로 인한 비용을 줄이기 위해선 어떻게 해야 하는지 연구해왔다. 그는 프로젝트를 성공적으로 추진한 사례들을 바탕으로 4가지 법칙을 정리했다.
1. 브레인스토밍은 ‘과유불급(過猶不及)’
미국의 사업관리자 협회(The Project Manager Institute)는 64%의 기업만이 프로젝트의 목표를 달성한다는 사실을 밝혀냈다. 그렇다면 목표를 달성한 프로젝트와 중간에 실패한 프로젝트의 차이는 어디에 있을까.
사업관리자 협회는 그 차이를 과도한 브레인스토밍에서 찾아냈다. 브레인스토밍이란 일정한 주제에 관해 구성원의 자유발언을 통한 아이디어 제시를 요구해 발상을 찾는 방법이다. 흔히 팀 프로젝트의 시작점이라고 여겨진 브레인스토밍에 대해 이들은 너무 아이디어가 많아도 문제라고 지적한다.
프로젝트 매니저를 오랜 시간 담당했던 이들은 무조건 아이디어를 던지기보다 밑그림을 대강 그릴 수 있는 큰 질문을 3가지 정도 던지고, 그에 맞는 브레인스토밍을 진행했을 때 효율적이었다고 말한다. 호크는 그 예로 ‘프로젝트를 통해 얻고자 하는 것은 무엇인가’ ‘가장 먼저 해야 할 일은 무엇인가’ ‘능력이나 자원이 되는가’와 같은 질문을 제시한다.
2. 기업 문화를 고려할 것
프로젝트에 대한 목표나 진행 방향이 어느 정도 정해진 뒤엔 팀원들에게 각자 수행해야 할 역할이나 책임 등 세부적인 전략을 세워야 한다. 이 때 중요한 것은 기업의 문화를 충분히 고려한 범위에서 계획을 짜는 것이다.
호크는 “팀 프로젝트는 기업의 문화와 같아야 한다”고 말한다. 그는 기업 문화를 생각한 뒤 프로젝트를 구체화하면 추후에 프로젝트를 진행하는 데에 있어 시간이나 비용을 절약할 수 있다고 한다.
기업의 문화는 대부분 기업의 비전, 목표, 윤리 의식 등을 담고 있다. 이에 맞춰 팀 프로젝트를 진행하면 기존에 기업이 하고 있는 사업, 서비스 등과 통일감을 이룰 수 있다. 또 만약 프로젝트가 실패하더라도 그 아이디어를 또 다른 프로젝트에 응용해 반영할 수 있다는 것이다.
같은 기업에서 근무하는 팀원들은 대부분 그 기업의 비전, 신념, 가치 등을 공유하고 있다. 따라서 호크는 이에 맞춰 팀 프로젝트의 방향을 결정할 경우 팀원들 간의 공감대도 더 잘 이뤄질 것이라고 본다.
3. 조그마한 계획부터 시작하라
모든 프로젝트의 미래는 알 수 없다. 그 끝이 성공일지, 실패일지는 아무도 알 수 없다. 따라서 호크는 초기 팀 프로젝트 계획을 세울 때 너무 자세히 그림을 그리거나 많은 비용을 투자하지 말라고 조언한다.
호크는 “프로젝트 초기엔 각 팀원들의 머릿속에 프로젝트의 밑그림을 그릴 수 있을 정도의 전략만 세우면 된다”고 말한다. 프로젝트에서 세부적인 가지를 그리는 일은 추후에 프로젝트가 진행되는 상황을 보고 결정해도 된다는 것이다.
4. 창조란 수정하고, 재사용하는 것
팀 프로젝트에서 시간을 절약하고 싶다면 핵심은 ‘재사용’에서 찾을 수 있다. 호크는 그 예로 작가의 경우를 든다. 작가들은 평소 자신이 메모해 놓은 아이디어나 이야기들을 모아 책을 집필할 때 응용하는 경우가 많다고 한다. 아이디어의 재사용이지만 적재적소에 이를 적용하면 엄청난 힘이 된다는 것이다.
따라서 호크는 팀 프로젝트에도 이를 적용할 것을 강조한다. 전에 기획했다가 실패한 아이디어나 전략이 있다면 버리지 말고 모아 두었다가 새로운 프로젝트를 진행할 때 응용할 방법을 생각해 보라고 한다.
그는 이런 움직임이 팀원들의 사기를 진작하는 데도 도움이 된다고 말한다. 호크는 아이디어를 재사용하는 분위기가 하나의 팀 문화로 형성되면 팀원들이 아이디어 제안을 하는 데에 있어 자신감을 가지게 될 것이라고 한다. 호크는 그 원인을 “팀원들이 지금 내는 아이디어가 쓰이지 않아도 다음 프로젝트를 진행할 때 응용돼 쓰일 수 있다는 생각을 하기 때문”이라고 말한다.
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